שאפן אַ פילינג סיסטעם אַז סטאָרז דיין פּייפּערווערק וועט מאַכן איר פילן זיכער אַז איר קענען געפֿינען אַלע דיין וויכטיק דאָקומענטן געשווינד און לייכט. דעם קען ויסקומען קלאָר ווי דער טאָג צו עמעצער וואס טוט נישט האָבן אַדהד; אָבער, ווען איר לעבט מיט אַדהד , פּאַפּיר פּילז, מורא, און באַזאָרגט זוך אָפט גיין האַנט אין האַנט ווען איר זענט קוקן פֿאַר אַ באַזונדער שטיק פון פּאַפּיר.
באַשטעטיקן אַרויף און כאַפּן אַ פילינג סיסטעם וואָס גיט איר שלום פון גייַסט איז צייט געזונט פארבראכט. איין זאַך אַז סטאַפּס מענטשן מיט אַדהד פון באַשטעטיקן אַרויף אַ פילינג סיסטעם איז אַז עס קענען פילן אָוווערוועלמינג.
שאַפֿן אַ אַדהד-פרענדלי פילינג סיסטעם
אַזוי דאָ זענען 6 פּשוט טריט פֿאַר שאפן אַ אַדהד-פרייַנדלעך פילינג סיסטעם.
קלייַבן אַ פילינג קאַבינעט אַז איר ווי. איר וועט זיין פיל מער מסתּמא צו נוצן אַ פילינג סיסטעם אויב איר ווי ווי די קאַבינעט קוקט. קלייַבן איינער וואָס פיץ אין דיין היים באַפּוצונג און פּערזענלעכקייט. אויב איר זענט נישט זיכער ווי פילע גאַטקעס איר דאַרפֿן, שאַפֿן אַ פיר סיסטעם ניצן באַנקערס באָקסעס. שטעלן דיין כאַנגגינג טעקעס אין די באָקסעס און פּרובירן עס פֿאַר 1 אָדער 2 months איידער ינוועסטינג אין אַ שטיק פון מעבל.
Hanging folders. יעדער פילינג סיסטעם דאַרף כאַנגגינג פאָלדערס. האָבן איין כאַנגגינג טעקע פּער טעמע, למשל, "באַנק סטייטמאַנץ 2016." די באַטייַטיק דאָקומענטן קענען גיין גלייַך אין די כאַנגגינג טעקע; זיי טאָן ניט דאַרפֿן צו גיין אין אַ באַזונדער טעקע ערשטער.
לאַבעלס. לאַבעל יעדער כאַנגגינג טעקע קלאר. איר קען שרייַבן דיין לאַבעלס, דרוק זיי אָדער נוצן אַ פירמע פאַבריקאַנט. אויב איר קענען נישט לייענען די פירמע אָדער פאַרגעסן צו שטעלן אַ טעקע, עס איז גרינג צו שטעלן די דאָקומענטן אין דעם אומרעכט אָרט, און די פילינג סיסטעם סטאָפּס זענען נוציק. וואָס איר שרייַבן אויף די פירמע איז דיין ברירה.
טאָן עס אין אַ וועג אַז מאכט זינען צו איר אַזוי איר קענען געפֿינען וואָס איר זענט קוקן פֿאַר געשווינד. פֿאַר בייַשפּיל, איר זאל שרייַבן 'באַנק סטייטמאַנץ,' די נאָמען פון די באַנק אָדער עפּעס אַנדערש וואָס איז טייַטש צו איר
אָרגאַניזירן די פאָלדערס. ווייל אַדהד מיטל דיין טראכטן איז שעפעריש גאַנץ ווי לינעאַר, און ווי איר אָרגאַניזירן דיין פילינג קאַבינעט קענען פאַרטראַכטנ זיך. דיין פילינג סיסטעם טוט נישט האָבן צו זיין אַלפאַבעטיקלי אָרגאַניזירט! איר קען באַשליסן צו גרופּע אַלע אייערע פינאַנציעל פאָלדערס צוזאַמען, אַלע דיין פערזענלעכע פאָלדערס צוזאַמען אָדער אין אן אנדער וועג וואָס פילז לאַדזשיקאַל צו איר.
ניצן קאָליר. ניצן קאָליר אין דיין פילינג סיסטעם איז אַ גרויס געדאַנק. מענטשן מיט אַדהד זענען זייער וויזשאַוואַל, אַזוי ניצן העללי בונט כאַנגגינג פאָלדערס וועט מאַכן דיין פילינג סיסטעם מער אַפּילינג. אויב איר גרופּע ענלעך זאכן צוזאַמען אין די זעלבע בונט פאָלדערס, עס וועט אויך העלפֿן איר געפֿינען זאכן געשווינד אויך. למשל, איר קען האָבן אַלע רויט פאָלדערס שייַכות צו פינאַנציעל טעמעס.
האַלטן די פאָלדערס סטרימליינד. דו זאלסט נישט אָווערסטאַף דיין פאָלדערס! אָווערסיזעד פאָלדערס וועט מאַכן עס שווער צו נוצן די פילינג סיסטעם ווייַל עס וועט זיין שווער צו לייגן נייַ דאָקומענטן. ווי אַ רעזולטאַט, איר זאל זיין געפרואווט צו האַלטן ניצן די פילינג סיסטעם.
אויב דיין פאָלדערס זענען געטינג גרויס, דאָ איז וואָס צו טאָן:
- שרעד דאקומענטן איר ניט מער דאַרפֿן. קאָנטראָלירן דעם אַרטיקל פֿאַר פרטים אויף ווי לאַנג צו האַלטן יעדער דאָקומענט.
- טיילן דעם אונטערשייד אין קלענערע טעמעס. למשל, אַנשטאָט פון שטעלן אַלע דיין שטייַער טעקעס אין אַ איין טעקע מיטן נאָמען 'טאַקסעס,' שאַפֿן באַזונדער פאָלדערס פֿאַר יעדער שטייער יאָר (למשל, טאַקסעס 2016, טאַקסעס 2015, טאַקסעס 2013)
- נאָר שטעלן וויכטיק פּאַפּערס אין די טעקע. פֿאַר בייַשפּיל, ווען איר באַקומען אַ רעכענונג, שטעלן די רעכענונג אין די טעקע נאָך באַצאָלן עס, אָבער טאָן ניט שטעלן די ענוועלאָפּ עס געקומען אַזוי.